Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu i aplikacji Cyberenu jest:

Nazwa: Kiran Sp. z o.o.
Adres: ul. Działkowa 95/10, 05-808 Pruszków
NIP / KRS: NIP 5342580173, KRS 0000723560, REGON 369709340
E-mail do spraw ochrony danych: info@kiran.pl

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na powyższy adres e-mail albo skorzystaj ze strony kontaktowej.

Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

Cyberenu występuje w dwóch rolach i ta polityka opisuje obie.

Jako administrator przetwarzamy dane osób, które odwiedzają stronę, piszą do nas, zakładają konto i logują się, a także osób reprezentujących naszych klientów. Tej części dotyczą sekcje poniżej.
Jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO) przetwarzamy treść, którą klient wpisuje do swojego obszaru roboczego: dane pracowników, osób upoważnionych, osób, których dotyczą naruszenia i wnioski, dane procesorów i wszystko, co trafia do dokumentacji RODO i SZBI klienta. Administratorem tych danych jest klient, czyli podmiot, który prowadzi obszar roboczy. Przetwarzamy je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, w celu świadczenia usługi, na warunkach umowy powierzenia, o której mówi regulamin. Osoba, której dane wpisał klient, swoje prawa wykonuje wobec klienta; jeśli zwróci się do nas, przekażemy wniosek klientowi i pomożemy mu odpowiedzieć.

Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Dane konta - adres e-mail, imię i nazwisko (albo nazwa wyświetlana), skrót hasła (nigdy samo hasło), język, obszary robocze, do których należysz, i rola w każdym z nich.
Dane klucza API - nazwa klucza, jego zakres i skrót; sam klucz pokazujemy raz, przy utworzeniu.
Dane techniczne - adres IP, identyfikator żądania, czas, przeglądarka, odpowiedź serwera, zapisywane w logach serwera i w śladzie audytowym aplikacji (kto, kiedy i co zmienił).
Korespondencja - treść wiadomości wysłanych do nas e-mailem, adres nadawcy i nasze odpowiedzi, a także zapis wiadomości, które wysłała do Ciebie aplikacja (do kogo, kiedy, w jakiej sprawie).
Rozmowa na czacie - treść wiadomości i identyfikator rozmowy, jeśli zgodzisz się na czat i z niego skorzystasz.
Dane klienta i jego przedstawicieli - nazwa, adres i numery organizacji (NIP, REGON, KRS), a dla przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną także jego imię i nazwisko; imię, nazwisko, stanowisko i służbowe dane kontaktowe osób, z którymi współpracujemy.

Większość danych pochodzi bezpośrednio od Ciebie albo z Twojej przeglądarki. Część mamy z innych źródeł (art. 14 RODO):

jeśli do obszaru roboczego zaprosił Cię jego właściciel, Twój adres e-mail, imię i nazwisko oraz rolę podała organizacja, która Cię zaprosiła;
dane organizacji, także przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, pobieramy z publicznego rejestru REGON prowadzonego przez GUS, gdy zakładamy klientowi obszar roboczy;
dane osoby kontaktowej mogła nam przekazać organizacja, w której pracujesz.

Nie profilujemy i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany (art. 22 RODO).

Cele i podstawy prawne

Cel	Podstawa prawna (RODO)
Założenie i prowadzenie konta, logowanie, odzyskanie hasła, świadczenie usługi	art. 6 ust. 1 lit. b - umowa
Wysyłanie wiadomości systemowych: potwierdzenie adresu, reset hasła, powiadomienia, na które pozwala aplikacja (np. przypomnienie o terminie naruszenia albo wniosku)	art. 6 ust. 1 lit. b - umowa
Kontakt z przedstawicielami klienta, przygotowanie oferty i wykonanie umowy zawartej z organizacją	art. 6 ust. 1 lit. f - prawnie uzasadniony interes w zawarciu i wykonaniu umowy z klientem
Bezpieczeństwo: logi, ślad audytowy, ograniczanie liczby żądań, wykrywanie nadużyć	art. 6 ust. 1 lit. f - prawnie uzasadniony interes w ochronie usługi i jej użytkowników
Odpowiedź na wiadomość wysłaną e-mailem albo przez czat	art. 6 ust. 1 lit. f - prawnie uzasadniony interes w odpowiedzi na pytanie
Uruchomienie czatu na stronie	art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda wyrażona w ustawieniach cookies
Rozliczenia, dokumenty księgowe	art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek prawny (przepisy o rachunkowości i podatkowe)
Dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f - prawnie uzasadniony interes

Nie wysyłamy wiadomości marketingowych. Jeśli to się zmieni, zapytamy o zgodę, którą będzie można wycofać w każdej chwili.

Podanie danych konta jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy: bez adresu e-mail nie założysz konta. Podanie danych w korespondencji i na czacie jest dobrowolne, ale bez adresu nie odpowiemy. Zgoda na czat jest dobrowolna; bez niej strona działa tak samo, tylko bez okna czatu. Dane do rozliczeń są wymogiem przepisów podatkowych.

Jak długo przechowujemy dane

Dane konta - przez czas istnienia konta. Po usunięciu konta są usuwane; w śladzie audytowym klienta pozostaje zapis zdarzeń bez danych pozwalających Cię zidentyfikować, bo rozliczalność zmian jest obowiązkiem klienta jako administratora.
Dane obszaru roboczego - przez czas trwania umowy z klientem. Po jej zakończeniu klient może je wyeksportować; usuwamy je po 30 dniach od zakończenia umowy, chyba że klient zażąda wcześniejszego usunięcia.
Dane przedstawicieli klienta - przez czas współpracy, a potem do przedawnienia roszczeń z umowy.
Logi serwera - do 90 dni.
Korespondencja i rozmowy na czacie - do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dotyczą umowy albo roszczeń.
Dokumenty księgowe - przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
Kopie zapasowe - do 30 dni; dane usunięte z systemu znikają z kopii w tym terminie.
Dane przetwarzane na podstawie zgody - do jej wycofania.

Odbiorcy danych i podwykonawcy

Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy nikomu do jego własnych celów. Do świadczenia usługi korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie i na podstawie umów powierzenia:

dostawca hostingu (serwery, przechowywanie plików, kopie zapasowe) - w Europejskim Obszarze Gospodarczym;
dostawca poczty e-mail - dostarcza wiadomości systemowe i obsługuje naszą skrzynkę, więc widzi adresy i treść wiadomości;
dostawcy usług księgowych, prawnych i informatycznych - w zakresie potrzebnym do ich usługi.

Czat działa na naszej własnej aplikacji enuchat.com. Jeżeli w rozmowie odpowiada asystent AI, treść wiadomości może przetwarzać zewnętrzny dostawca modelu językowego.

Aktualną listę podwykonawców z nazwami i siedzibami udostępniamy klientowi na żądanie oraz w umowie powierzenia; o zmianie podwykonawcy informujemy klienta z wyprzedzeniem, by mógł zgłosić sprzeciw. Dane mogą trafić także do organów publicznych, gdy wymaga tego prawo.

Przekazywanie danych poza EOG

Dane konta, dane obszaru roboczego i korespondencję przetwarzamy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Wyjątkiem może być czat: dostawca modelu językowego, o którym mowa wyżej, może przetwarzać treść rozmowy także poza EOG, wyłącznie z zabezpieczeniami z rozdziału V RODO (decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności albo standardowe klauzule umowne). Kopię zabezpieczeń udostępnimy na prośbę wysłaną na adres podany wyżej.

Twoje prawa

Masz prawo:

dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii (art. 15),
sprostowania (art. 16),
usunięcia (art. 17),
ograniczenia przetwarzania (art. 18),
przenoszenia danych (art. 20),
niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (art. 22),
wycofania zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem; zgodę na czat wycofasz w ustawieniach cookies.

Masz też prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21), z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Eksport własnych danych i usunięcie konta są wbudowane w aplikację; pozostałe prawa wykonasz, pisząc na adres podany na górze tej strony. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca.

Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Pliki cookies

Strona informacyjna nie ustawia plików cookies. Czat uruchamiamy dopiero po Twojej zgodzie, a aplikacja po zalogowaniu używa wyłącznie plików niezbędnych do jej działania. Szczegóły, nazwy i okresy przechowywania opisuje polityka cookies.

Bezpieczeństwo

Połączenie z serwisem i aplikacją jest szyfrowane (TLS).
Hasła przechowujemy wyłącznie jako skróty Argon2id; klucze API jako skróty.
Dane każdego klienta są odizolowane od innych na poziomie bazy danych (zasady bezpieczeństwa na poziomie wierszy), a dane szczególnie wrażliwe, np. kody alarmowe, są dodatkowo szyfrowane kluczem wyprowadzanym osobno dla każdego klienta.
Każda zmiana danych ma zapisanego autora, czas oraz stan przed i po.
Dostęp operatorów do obszaru roboczego klienta jest jednorazowy, wymaga wyraźnego działania i jest w całości audytowany.
Kopie zapasowe są szyfrowane i przechowywane poza serwerem usługi.

Zmiany tej polityki

O istotnej zmianie poinformujemy e-mailem albo komunikatem w aplikacji co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Ostatnia zmiana: 2026-11-02.