Cyberenu

Dokumentacja RODO dla szkół, samorządów i firm

Kompletna dokumentacja RODO z jednego wzoru - polityka, rejestr czynności, analiza ryzyka, upoważnienia, naruszenia i wnioski osób, gotowa do druku i PDF.

Jeden opis organizacji, cały zestaw dokumentów

W większości organizacji dokumentacja RODO to kilkanaście plików, w których te same dane przepisano ręcznie - i każdy z nich zestarzał się inaczej. Cyberenu odwraca tę kolejność: najpierw opisujesz organizację w rejestrach, a dokumenty składają się z nich same. Czynność przetwarzania wpisana raz trafia do rejestru czynności, do klauzuli informacyjnej, do upoważnień, do wykazu pomieszczeń i do analizy ryzyka.

Co jest w zestawie

  • Polityka Ochrony Danych Osobowych z aktem wprowadzającym i regulaminem
  • Rejestr czynności przetwarzania oraz wykaz zbiorów danych i ich powiązań
  • Analiza ryzyka, polityka zarządzania ryzykiem, plan postępowania z ryzykiem i ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)
  • Upoważnienia, ewidencja upoważnień, oświadczenia o poufności i ewidencja szkoleń
  • Wykaz budynków i pomieszczeń oraz wykaz zabezpieczeń
  • Instrukcja postępowania w sytuacji naruszenia, ewidencja naruszeń i raport z naruszenia
  • Klauzule informacyjne - także dla kanałów komunikacji - i zgody
  • Rejestr umów powierzenia i wzór umowy powierzenia
  • Rejestr żądań osób i wzory wniosków z art. 15-21 RODO
  • Instrukcja zarządzania systemami, plan ciągłości działania, procedura i raport z audytu, protokół zniszczenia nośników

Skład wynika z organizacji

O tym, które dokumenty i akapity znajdą się w zestawie, decydują forma prawna (spółka, jednostka budżetowa, instytucja kultury), działalności (szkoła, biblioteka, pomoc społeczna, dostawca internetu) i cechy podmiotu: monitoring, kilka budynków, klucze i strefy, praca zdalna, rola podmiotu przetwarzającego, wolontariat, wydarzenia i wizerunek. Przy każdym dokumencie widać, skąd się wziął.

Wydania zamiast wersji roboczych

Projekt dokumentacji drukujesz w każdej chwili, z brakami zaznaczonymi w treści. Wydanie to niezmienna migawka z numerem, datą i plikiem PDF. Gdy zdarzy się incydent, wiesz dokładnie, która wersja polityki wtedy obowiązywała.

Jeśli Twoja jednostka podlega też ustawie o KSC, ten sam zestaw jest podstawą systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji.

Po co to wszystko

Za każdym rekordem jest człowiek

Uczeń, rodzic, pracownik, petent. Dokumentacja RODO ma sens, kiedy opisuje to, co organizacja naprawdę robi z ich danymi - i nadąża za każdą zmianą.

Po wdrożeniu

Dokumentacja, która żyje razem z organizacją

Te same ekrany, w których powstała dokumentacja, służą potem do codziennych obowiązków administratora.

Rejestr czynności przetwarzania

Gotowe karty czynności z katalogu - cele, podstawy prawne, kategorie danych, operacje i okresy przechowywania. Kopia pokazuje, co zmieniło się w katalogu od chwili, gdy ją zrobiono.

Analiza ryzyka

Prawdopodobieństwo razy skutek w jednej metodyce, zagrożenia z katalogu, plan postępowania z ryzykiem, kryteria oceny skutków (DPIA) i przypomnienie o przeglądzie.

Upoważnienia i szkolenia

Zakres dla grupy stanowisk, wyjątki dla osoby, pomieszczenia i szkolenia. Wydruk imienny, ewidencja upoważnień i oświadczenia o poufności.

Naruszenia ochrony danych

Zgłoszenie, analiza i decyzja o zawiadomieniu Prezesa UODO. Zegar 72 godzin liczy od wykrycia i przypomina przed terminem, a raport i ewidencja są gotowe.

Wnioski osób

Rejestr żądań z art. 15-21 RODO, termin miesiąca i jego przedłużenie, odpowiedź do osoby i przypomnienie przed końcem terminu.

Audyty i przeglądy

Audyt systemu ochrony danych z ustaleniami i rekomendacjami, które trafiają do planu postępowania z ryzykiem. Raport z audytu jest we wzorze.

Jak powstaje

Cztery etapy, dwanaście kroków

Ścieżka wdrożenia pokazuje, który krok jest gotowy, który czeka na weryfikację i czego brakuje do wydania.

  1. 1

    Profil podmiotu

    Forma prawna, działalności i cechy wybrane w ankiecie decydują, które dokumenty i akapity trafią do zestawu.

  2. 2

    Rejestry

    Budynki i pomieszczenia, komórki, stanowiska i osoby, aktywa, podmioty przetwarzające, czynności, zabezpieczenia.

  3. 3

    Ryzyko i upoważnienia

    Analiza ryzyka dla grup zbiorów o tych samych aktywach, plan postępowania, zakresy upoważnień i klucze.

  4. 4

    Weryfikacja i wydanie

    Konsultant lub IOD sprawdza każdy krok. Wydanie dostaje numer i datę, a PDF jest zawsze ten sam.

Pytania o dokumentację RODO

Jakie dokumenty RODO wydaje Cyberenu?

Rdzeń wzoru to 36 dokumentów - od polityki ochrony danych i rejestru czynności przetwarzania, przez analizę ryzyka, DPIA, upoważnienia i ewidencje, po instrukcję postępowania przy naruszeniu, klauzule informacyjne i wzory wniosków osób. Cechy podmiotu dokładają kolejne, na przykład politykę kluczy, klauzulę monitoringu albo rejestr kategorii czynności procesora.

Czy dokumentacja jest taka sama dla szkoły i dla firmy?

Ma tę samą budowę, numerację i metodykę. Różni się danymi oraz rozszerzeniami dla działalności - szkoła dostaje swoje czynności, przepisy i wykaz podmiotów uprawnionych do żądania danych, firma swoje.

Mamy już dokumentację RODO. Czy trzeba zaczynać od nowa?

Dane z obecnej dokumentacji przenosimy do rejestrów - czynności, osoby, pomieszczenia, procesorów. Treść dokumentów składa się potem z jednego wzoru, więc znikają rozbieżności między nimi.

Kto sprawdza, czy dokumentacja jest kompletna?

Ścieżka wdrożenia pokazuje braki na bieżąco, a projekt drukuje się z zaznaczonymi lukami. Każdy krok może zweryfikować konsultant albo inspektor ochrony danych, zanim zatwierdzisz wydanie.

Co się dzieje z dokumentacją, gdy zmieni się organizacja?

Zmieniasz dane w rejestrze, a nowy projekt od razu to uwzględnia. Kiedy jesteś gotowy, zatwierdzasz kolejne wydanie. Poprzednie zostają w historii bez zmian.

Zobacz, jak wyglądałaby dokumentacja Twojej organizacji

Pokażemy wzór na przykładzie podobnej jednostki i omówimy wdrożenie z konsultantem.

Zapytaj o ofertę